Kinh nghiệm thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới đầy đủ và chi tiết nhất

3 bước chi tiết thuê địa điểm tổ chức đám cưới ưng ý

Để thuê được địa điểm tổ chức đám cưới phù hợp thì những công việc mà cô dâu chú rể cần làm đó là : xác định yêu cầu khi thuê địa điểm cưới; lập danh sách các địa điểm cưới phù hợp để khảo sát và cuối cùng là lựa chọn địa điểm và ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức lễ cưới. Cụ thể như sau : 

Bước 1: Xác định yêu cầu khi thuê địa điểm cưới

Trước hết, cặp đôi cần xác định ý tưởng cho đám cưới của mình là tổ chức tại gia hay tổ chức tại nhà hàng hoặc tiệc cưới ngoài trời. Đồng thời cô dâu chú rể cần xác định concept đám cưới mình muốn hướng đến là gì, số lượng khách mời và kinh phí dự trù.

Bên cạnh đó, cặp đôi cần xác định nhu cầu của bản thân với nơi tổ chức tiệc cưới để khoanh vùng các địa điểm phù hợp. Các tiêu chí mà hai bạn nên tham khảo là : 

• Vị trí
• Sức chứa 
• Không gian tiệc cưới
• Độ chuyên nghiệp của nhân viên 
• Chi phí tiệc cưới tại các nhà hàng, trung tâm đó
• …

Bước 2: Lập danh sách các địa điểm cưới phù hợp và khảo sát

Sau khi đã xác định được yêu cầu khi thuê địa điểm tổ chức cưới, cặp đôi nên lập một danh sách bao gồm từ 3 – 5 địa điểm tổ chức tiệc cưới và tiến hành khảo sát. Tốt nhất cô dâu chú rể nên đến trực tiếp các địa điểm đó để khảo sát và nhận sự tư vấn của đội ngũ nhân viên.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm và ký hợp đồng

Sau khi đã khảo sát xong địa điểm tổ chức đám cưới, cô dâu chú rể sẽ tiến hành lựa chọn địa điểm hợp nhất, tiến hành đặt tiệc và ký hợp đồng đặt tiệc. Ở bước này, hai bạn nên đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng trước khi đặt bút ký để đảm bảo tuân thủ đúng những gì đã thỏa thuận trong quá trình diễn ra tiệc cưới.

[A-Z] Các yếu tố các cặp đôi nên biết khi khảo sát thuê địa điểm cưới

Khi khảo sát để thuê nơi tổ chức đám cưới, cô dâu chú rể cần lưu ý những điều sau đây :

Sức chứa phù hợp với quy mô đám cưới

Cặp đôi nên dự trù số lượng khách mời tham dự đám cưới để thuê địa điểm cưới có sức chứa phù hợp. Ví dụ, nếu số lượng khách mời dự trù của đám cưới khoảng 500 người thì cô dâu chú rể nên lựa chọn những địa điểm cưới có sức chứa từ 600 người để đảm bảo không gian đủ thoáng đãng.

Nếu cô dâu chú rể muốn tổ chức đám cưới ngoài trời, cô dâu chú rể nên cân nhắc số lượng khách mời khoảng 40 – 50 người là người thân, bạn bè thân thiết, bởi không gian tổ chức có hạn và để đảm bảo việc phục vụ được chu đáo nhất.

Địa điểm tổ cưới ở trung tâm

Cô dâu chú rể có thể lựa chọn tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng hoặc tiệc cưới ngoài trời tùy theo sở thích, concept và kế hoạch đám cưới mà cặp đôi đã quyết định. 

Nếu nơi tổ chức đám cưới là tại nhà hàng hoặc trung tâm tiệc cưới thì cặp đôi nên ưu tiên những địa điểm gần trung tâm thành phố. Tránh chọn những địa điểm nằm ở vị trí khó tìm và có mật độ giao thông phức tạp.

Nếu tổ chức đám cưới ngoài trời, cô dâu chú rể có thể lựa chọn thuê địa điểm cưới ở ngoại ô có không khí trong lành, thoáng đãng giúp khách mời hòa mình vào thiên nhiên. Tuy nhiên, việc di chuyển sẽ khá khó khăn do địa điểm cưới nằm ở vị trí xa trung tâm thành phố.

Bãi đậu xe rộng rãi, miễn phí

Vì đám cưới có sự góp mặt của rất nhiều khách mời như người thân bạn bè, đồng nghiệp… Nên việc quan tâm tới chỗ đậu xe cho khách mời cần được đặt lên hàng đầu khi địa điểm tổ chức tiệc cưới. 

Bãi đậu xe cần rộng rãi,thoáng đãng, có mái che (trong trường hợp có mưa) và phải được miễn phí cho khách mời tham dự đám cưới là điều quan trọng hơn cả.

Sảnh tiệc cưới và không gian xung quanh

Mỗi nhà hàng, trung tâm tiệc cưới thường có rất nhiều sảnh với những chủ đề và màu sắc đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng. Do vậy, cô dâu chú rể cần xác định phong cách tiệc cưới để thể dễ dàng chọn được sảnh cưới phù hợp..

Lưu ý tránh những không gian có nhiều cột to. Bởi chúng sẽ che khuất tầm nhìn của khách mời và tốn diện tích khiến việc trang trí gặp nhiều khó khăn. Do đó cặp đôi nên chọn những sảnh chỉ có bốn góc và hạn chế tối đa các cột nằm ở trung tâm để khách mời có thể dễ dàng theo dõi chương trình tiệc diễn ra trên sân khấu. 

Phục vụ chuyên nghiệp

Cô dâu chú rể nên đến trực tiếp địa điểm tổ chức cưới để trải nghiệm và đánh giá sự chuyên nghiệp, tận tâm của nhân viên phục vụ để khách mời có những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi tham dự tiệc cưới. Các bạn nên chú ý tới cách đón tiếp, tư vấn, cách trình phục vụ và mức độ nhiệt tình của họ nhé.

Hệ thống trang thiết bị hiện đại

Cặp đôi cần kiểm tra việc sắp xếp, bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng đã được bố trí hài hòa hay chưa? Chất lượng âm thanh, ánh sáng đạt chuẩn hay không? Đồng thời, số lượng trang thiết bị cũng cần được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo sự chỉn chu cho đám cưới..

Bên cạnh đó, cô dâu chú rể cũng nên tìm hiểu thêm về kịch bản âm thanh, ánh sáng đã được cung cấp sẵn và tham khảo các đám cưới trước đó của người thân, bạn bè để đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

Dịch vụ và tiện ích đi kèm đầy đủ

Cô dâu chú rể nên thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới cung cấp các dịch vụ đi kèm như dịch vụ âm thanh – ánh sáng, dịch vụ trang trí,… để tiết kiệm chi phí và dễ dàng nắm bắt tình hình.

Trường hợp phải thuê các dịch vụ này ở một đơn vị khác, cặp đôi nên làm việc rõ ràng với bên thuê địa điểm tổ chức đám cưới và bên thuê dịch vụ để tránh sự chồng chéo trong việc setup, trang trí, tránh ảnh hưởng đến quá trình diễn ra đám cưới.

Thời gian thuê địa điểm thích hợp

Sau khi tìm hiểu và nghe tư vấn về các dịch vụ và chi phí thì cô dâu chú rể cũng nên xác nhận lại với nhân viên nhà hàng về thời gian tiến hành thuê địa điểm tổ chức đám cưới. 

Nếu cặp đôi dự định tổ chức đám cưới vào đúng mùa cưới, thì nên tiến hành khảo sát ít nhất từ 4 – 6 tháng trước đám cưới và tiến hành đặt chỗ trước khoảng 2 – 3 tháng nhé.

Chi phí hợp lý

Thông thường, chi phí thuê địa điểm cưới sẽ dao động trong khoảng 15 – 40 triệu hoặc đắt hơn tùy khu vực và địa điểm mà cặp đôi chọn. Chi phí này cần được cô dâu chú rể cùng hai bên gia đình bàn bạc và quyết định từ trước dựa trên kinh phí bỏ ra cho đám cưới.

3 mẹo thuê địa điểm tổ chức cưới hữu ích cặp đôi không nên bỏ qua

Để việc thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới dễ dàng hơn, cô dâu chú rể nên tiến hành thuê địa điểm ít nhất trước 6 tuần và thường xuyên theo dõi các ưu đãi từ nhà hàng/ trung tâm tiệc cưới. Đồng thời nên đặt ít hơn 3 – 4 bàn tiệc so với số lượng khách mời. Cụ thể : 

Thuê địa điểm cưới ít nhất 6 tuần trước đám cưới

Cặp đôi nên tìm hiểu và tiến hành thuê địa điểm tổ chức đám cưới ít nhất khoảng 1 – 2 tháng trước khi đám cưới diễn ra. Mục đích là để đảm bảo có đủ thời gian để chuẩn bị cho các công việc từ trang trí đến chuẩn bị thực đơn tiệc cưới . 

Với những đám cưới diễn ra vào các mùa cao điểm thì cặp đôi nên đặt địa điểm cưới khoảng 3 – 4 tháng trước đám cưới để giữ chỗ. 

Thường xuyên cập nhật các ưu đãi của các nhà hàng

Cô dâu chú rể nên thường xuyên để ý và cập nhật các ưu đãi mới nhất từ các nhà hàng, trung tâm tiệc cưới vào các mùa thấp điểm để tiết kiệm chi phí cho đám cưới. Các ưu đãi có thể là : ưu đãi rượu champagne, bánh cưới; dịch vụ trang trí sảnh cưới theo yêu cầu.

Đặt bàn ít hơn số lượng khách mời

Thực tế, cặp đôi nên đặt bàn ít hơn số lượng khách mời từ 3 – 4 bàn và cho vào quỹ bàn dự phòng của nhà hàng/trung tâm tiệc cưới để đảm bảo vẫn có sự tiếp đón chu đáo nếu số lượng khách mời đông hơn dự tính.

Trên đây là tất cả thông tin liên quan đến việc thuê địa điểm tổ chức tiệc cưới, hy vọng những thông tin này sẽ giúp việc tìm địa điểm cưới của các bạn được dễ dàng và nhanh chóng hơn.